分類匯總可以按照指定的字段，快速匯總數(shù)據(jù)，匯總方式有求和、計數(shù)、求平均值、最大值、最小值等方式。在分類匯總之前，必須先對數(shù)據(jù)進行排序。

本文依次介紹：（1）創(chuàng)建各類分類匯總；（2）分級顯示分類匯總結果；（3）分頁打印分類匯總結果；（4）刪除分類匯總。

本文示例使用的原始數(shù)據(jù)如下圖所示：

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創(chuàng)建分類匯總

以下依次介紹4種情形下如何創(chuàng)建分類匯總：（1）按照單個字段分類匯總；（2）分類匯總多個字段；（3）多種統(tǒng)計方式的分類匯總；（4）多級分類匯總。

1、按照單個字段分類匯總

計算每個月的銷售總額，即按“月份”對銷售額匯總，效果如下圖所示。

首先數(shù)據(jù)按照“月份”排序，然后單擊【數(shù)據(jù)】-【分類匯總】，打開分類匯總對話框。

（1）【分類字段】選擇“月份”；

（2）【匯總方式】選擇“求和”；

（3）【選定匯總項】勾選“銷售額”。

單擊確定。

2、分類匯總多個字段

計算每個月的銷量和銷售額之和，效果如下圖所示：

數(shù)據(jù)按照月份排序后，單擊【數(shù)據(jù)】-【分類匯總】。【分類字段】選擇“月份”；【匯總方式】選擇“求和”；【選定匯總項】勾選“銷量”和“銷售額”兩項。單擊確定。

3、多種統(tǒng)計方式的分類匯總

統(tǒng)計每個月的銷售總額和最大銷售額，效果如下圖所示。

第一步：先按“月份”對數(shù)據(jù)排序，然后打開【分類匯總】對話框，【分類字段】選擇“月份”；【匯總方式】選擇“求和”；【選定匯總項】選擇“銷售額”。

第二步：再次打開【分類匯總】對話框，【分類字段】選擇“月份”，【匯總方式】選擇“最大值”；【選定匯總項】選擇“銷售額”。注意一定要取消勾選“替換當前分類匯總”，否則第一步設置的分類匯總就會被第二步的分類匯總替換。

除了求和、求最大值，還可以選擇求最小值、平均值、計數(shù)等匯總方式。

4、多級分類匯總

計算每個月的銷售總額，并計算當月每個負責人的銷售總額，效果如下圖所示：

第一步：首先按照月份、負責人對數(shù)據(jù)排序。單擊【數(shù)據(jù)】-【排序】，打開【排序】對話框。【主要關鍵字】選擇“月份”。單擊【添加條件】，增加【次要關鍵字】排序。【次要關鍵字】選擇“負責人”。選擇按升序或降序排序。

排序結果如下圖所示：

第二步：創(chuàng)建第一級分類匯總。打開【分類匯總】對話框，【分類字段】選擇“月份”。

第三步：創(chuàng)建第二級分類匯總。打開【分類匯總】對話框，【分類字段】選擇“負責人”。注意一定要取消勾選“替換當前分類匯總”。

2

分級顯示分類匯總

對數(shù)據(jù)進行分類匯總后，在行號的左側會出現(xiàn)“1、2、3”等數(shù)字分級顯示按鈕，以及“+”、“-”分級顯示按鈕。

對于數(shù)字分級顯示按鈕，“1”的級別最高，數(shù)字越大，級別越低。級別越高，顯示的數(shù)據(jù)越少。

單擊數(shù)字“1”，僅顯示“總計”。

單擊數(shù)字“2”，顯示每月小計和總計。

單擊數(shù)字“3”，除了顯示匯總數(shù)外，還顯示所有明細數(shù)據(jù)。

“+”表示隱藏了明細數(shù)據(jù)，“-”表示展開明細數(shù)據(jù)。單擊“+”、“-”按鈕，可以在展開和隱藏明細數(shù)據(jù)之間切換。

3

分頁顯示分類匯總

在實際工作中，對數(shù)據(jù)進行分類匯總后，可能需要將匯總結果按分類字段分頁打印出來。

在【分類匯總】對話框中勾選“每組數(shù)據(jù)分頁”，即可在打印時分組打印。

按<Ctrl+P>進行打印預覽。

第一頁：

第二頁：

打印的第二頁缺少字段標題，可以在【頁面設置】對話框的【工作表】選項卡下，設置打印“頂端標題行”。

再次按<Ctrl+P>打印預覽，第二頁就會顯示字段標題。

如果不希望在打印的第二頁出現(xiàn)“總計”行，可以先將“總計”行隱藏后，再打印。

4

刪除分類匯總

當不需要顯示分類匯總信息時，可以將分類匯總從工作表中刪除。打開【分類匯總】對話框，單擊【全部刪除】。

刪除分類匯總只是將分類匯總行刪除，原來的明細數(shù)據(jù)仍然保留。

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